Was brauchen gute Teammeetings? 5 Zutaten für mehr Produktivität und Zusammenarbeit.

Meetings – für die einen ein notwendiges Übel im Arbeitsalltag, für andere die Basis für Zusammenhalt, Abstimmung und Kommunikation im Team. Und für mich sind Meetings (ob im Projektteam oder Abteilungsteam, oder Bereichsleiterteam, you name it …) ein echter Katalysator für effektives Zusammenarbeiten. Sofern es ein klar definiertes Ziel gibt, eine gute Struktur mit sinnvoller Agenda und am Ende ein Ergebnis mit Mehrwert für alle Beteiligten.
Und genau hier beginnt oft das Problem.

Viele Teams und Führungskräfte haben die Einstellung: Je mehr Meetings mit einer möglichst breiten Teilnehmerschaft, desto besser werden die Ergebnisse. Startpunkt für das Missverständnis: Viel bewirkt nicht immer viel. Das Gegenteil ist der Fall: Zu viele Meetings mit zu vielen Teilnehmenden lähmen den Prozess. Einzelne fühlen sich überflüssig und das Ergebnis am Ende ist schwammig.

Ich möchte dir heute in diesem Beitrag einen Überblick darüber geben, wie du es schaffst, mit deinem Team effektive und produktive Meetings durchzuführen.

Kennst du vielleicht aus deiner eigenen Erfahrung sehr gut: Das Drama beginnt schon mit der Termineinladung: eine Termineinladung für „Meeting XY“ (kryptischer Titel, mit wenig Inhalt). Du weißt nicht so recht, um was es geht, aber erscheinst, wie angekündigt, zur rechten Zeit am rechten Ort. So kryptisch wie es begonnen hat, so unkonkret geht es weiter. Es gibt weder Agenda noch Struktur. Die Redebeiträge springen von Thema zu Thema, einige reden viel, die meisten gar nicht. Am Ende der Stunde verlässt du den Raum und bist kein Stück schlauer als vorher.

Folgendes ist passiert:

1. Es gibt keine klare Agenda: Ohne Struktur verläuft sich das Gespräch.
2. Eine Stunde ohne Struktur ist Zeitverschwendung: Lange, zähe Meetings führen zu sinkender Konzentration und wenig Produktivität.
3. Die Vorbereitung fehlt komplett: Es beginnt schon damit, dass du nicht weißt, warum du überhaupt teilnimmst. Es fehlen Informationen zur Vorbereitung, und deine Rolle ist vollkommen unklar.
4. Es gibt wenig Beteiligung: Immer die Gleichen reden viel, andere hören nur zu oder checken parallel E-Mails.
5. Am Ende gibt es kein Ergebnis: Es werden keine Entscheidungen getroffen, keine Verantwortlichkeiten definiert, keine Follow-ups vereinbart.

Derzeit begleite ich ein interdisziplinäres Projektteam eines mittelständischen Unternehmens im Münsterland. Es geht um die Verbesserung des CRM-Systems. Das Team trifft sich zweiwöchentlich zum „Jour fixe“. Der Termin findet immer dienstags statt. 10–12 Uhr. Die Runde ist groß, damit alle mitreden können und sich keiner außen vor fühlt. Die Agenda lautet: Jeder berichtet über seinen aktuellen Stand.

Meine Auftraggeberin hat mich Ende letzten Jahres kontaktiert: Sie ist frustriert, denn jedes Meeting hat das gleiche Muster: Wenige reden viel, Entscheidungen werden nicht getroffen, viele offene Fragen bleiben und die aufgeklappten Laptops zeigen das Level der Motivation: gering.

Wir arbeiten derzeit daran, das Jour-fixe-Meeting zu verändern – inhaltlich, strukturell und auch organisatorisch.
Gemeinsam mit dem Team haben wir die 5 wichtigsten Zutaten für ein produktives Teammeeting zusammengestellt. Der Prozess, diese Zutaten gemeinsam zu definieren, war essenziell, denn so konnte jedes Projektmitglied seine Sichtweise und Wünsche sammeln. Am Ende hatten wir ein Commitment von allen für eine neue Vorgehensweise.

Hier teile ich mit dir die Erkenntnisse und die Vorhaben dieses Teams.

1. Kein Meeting ohne klares Ziel

Jedes Meeting braucht eine Intention: Wollen wir eine konkrete Entscheidung treffen? Geht es um ein kreatives Brainstorming? Möchten wir uns zu den nächsten Schritten abstimmen oder planen wir eine Statusbesprechung? Mit dieser Klarheit kann sich jeder im Vorfeld vorbereiten und das Meeting verläuft mit Fokus.

Mein Tipp: Statt das Meeting „Projektplanung“ zu nennen, formuliere einen sehr klaren Titel: „Welche nächsten Schritte sind relevant, um den Projektabschluss zu sichern?“

2. Ohne Agenda kein roter Faden

Erst eine gute Vorbereitung und eine klare Agenda machen ein produktives Meeting möglich. So wird sichergestellt, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden und somit ein Ergebnis sichergestellt ist.

Eine optimale Vorbereitung bindet Wünsche und Prioritäten aller Teilnehmenden ein. Das sollte im Vorfeld abgestimmt werden. Es empfiehlt sich also vor der Definition der Agenda den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich mit ihren Themen einzubringen.

Checkliste für eine gute Agenda:

• Kurze Einleitung: Worum geht es?
• Ziel des Meetings
• Maximal 3-5 Kernpunkte
• Erwartete Ergebnisse
• Verantwortlichkeiten: Wer moderiert? Wer hält die Ergebnisse fest? Wer plant Diskussionsbeiträge / Präsentationen etc.?

Mein Tipp: Plane für die Vorbereitung ausreichend Zeit ein. Erfahrungsgemäß dauert das Einsammeln von Wünschen und die Planung einer effizienten Agenda etwas Zeit.

3. Beteiligung statt Anwesenheit

Meetings sind keine Einbahnstraße. Ein richtig gutes Meeting zeichnet sich durch viele Sichtweisen und Perspektiven aus. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass jede und jeder zu Wort kommt. Oftmals sprechen immer gleiche Teilnehmende, während andere nur zuhören. Es macht Sinn, dieses Muster zu durchbrechen.

Hier sind 3 Methoden, die dabei helfen können, die Beteiligung der Gruppe zu stärken:

• Silent Thinking – Teilnehmer:innen schreiben ihre Ideen und Gedanken zu einem bestimmten Thema während des Meetings auf. Diese werden dann in der Gruppe besprochen, was hilft, auch schüchternere Stimmen zu integrieren.
• Timeboxing – Timeboxing begrenzt die Redezeit für jede Person, um sicherzustellen, dass alle zu Wort kommen. Diese Methode hilft, das Meeting effizient und fokussiert zu halten.
• Digitale Tools – Digitale Tools wie Umfragen und Chats fördern die Interaktivität in hybriden Meetings. Sie ermöglichen es auch zurückhaltenden Teilnehmer:innen, ihre Ideen einzubringen.

Mein Tipp für eine gelungene Moderation: Als Moderator:in kannst du gezielt die zurückhaltenden Teilnehmenden ansprechen, um ihre Perspektiven einzuholen. Eine einfache Frage wie „Wie siehst du das?“ oder „Hast du auch Gedanken zu diesem Punkt?“ fördert die Beteiligung und signalisiert, dass ihre Meinung genauso wichtig ist wie die der anderen.

4. Fokussiert zum Ziel

Zu lange Meetings sind ein Produktivitätskiller. Deshalb gilt: so kurz wie möglich, so lang wie nötig.

Es ist sehr empfehlenswert, den Fokus während des gesamten Meetings nicht aus den Augen zu verlieren: Welches Ergebnis wollen wir erreichen? Na klar, kann es passieren, dass sich Redebeiträge oder Diskussionen in die Länge ziehen. Es macht auch je nach Situation durchaus Sinn, sich als Gruppe diese Zeit zu nehmen, jedoch eine klare Empfehlung meinerseits: Bitte habe immer den Fokus im Blick. Sollte die Zeit knapp werden, dann ist es definitiv sinnvoll, dass die Gruppe zum Punkt kommt und gegebenenfalls die noch offenen Themen in einer Art „Themenspeicher“ gesammelt werden, um auf eine nächste Agenda zu kommen.

So kannst du es schaffen, zeiteffiziente Meetings zu organisieren:

• 45-Minuten-Regel: Meetings idealerweise unter einer Stunde halten.
• Steh-Meetings: Für schnelle Updates im Stehen – hält alle wach und agil.
• Agenda-Struktur einhalten: Abweichungen vermeiden, bei Bedarf in ein Folge-Meeting schieben.

Mein Tipp: Eine visuelle Unterstützung nutzen. Durch visuelle Hilfsmittel wie Flipcharts, Whiteboards oder digitale Tools können die wichtigsten Punkte festgehalten werden. Dies hilft den Teilnehmenden, sich besser zu orientieren, und sorgt dafür, dass alle das Gespräch aktiv verfolgen können, was die Beteiligung und das Verständnis stärken.

5. Konkrete Ergebnisse steigern die Motivation

Kennst du das? Ein langes Meeting, viel Diskussion und am Ende kein Ergebnis? Das gilt es zu verhindern, denn der Frust ist damit hoch und jegliche Motivation für weitere Meetings ist dahin.

Daher ist es wichtig, darauf zu achten, dass am Ende eines Meetings immer drei Dinge klar sind:

1. Welche Entscheidungen wurden getroffen?
2. Wer macht was bis wann?
3. Wann gibt es das nächste Update dazu?

Mein Tipp: Ergebnisse am Ende laut wiederholen, schriftlich festhalten und das Commitment aller einholen. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass alle ein Gefühl von „Wir waren produktiv“ am Ende des Meetings haben.

Zusammenfassend möchte ich dir mitgeben: Meetings ohne Ziel und Agenda sind Zeitverschwendung. Eine gute Agenda, eine klare Struktur, die Einbeziehung aller Teilnehmenden und die glasklare Zusammenfassung der Ergebnisse sorgen für Klarheit. Es motiviert die Menschen und steigert somit die Produktivität der Zusammenarbeit.

Das Team, von dem ich zu Beginn erzählt habe, befindet sich jetzt in der spannenden Experimentierphase. Sie testen verschiedene Tools, Methoden und Ansätze, um wertvolle Learnings und Erkenntnisse zu sammeln und herauszufinden, was am besten zu ihnen und ihrem Projekt passt.

Wie immer ist es ein kontinuierlicher Prozess, als Team die passende Form der Zusammenarbeit zu finden – in diesem Fall, die ideale Meetingkultur. Das erfordert Zeit, Geduld und vor allem die Haltung: Ein starkes Team wächst mit der Zeit.

Du stehst in den Startlöchern und möchtest auch eure Meetingkultur verändern? Dann kann ich dich nur dazu ermutigen, mit deinem Team zu reflektieren, welche Veränderungen ihr euch wünscht und wie ihr diese erfolgreich umsetzen könnt.

Klingt für dich alles nachvollziehbar, aber du wünschst dir eine 1:1-Begleitung durch mich? Dann buche dir jetzt direkt ein kostenfreies Kennenlerngespräch mit mir.

Wir schauen uns deine Situation an, erarbeiten, was in deinem Kontext am meisten Sinn macht und finden heraus, wie ich dich konkret unterstützen kann. Ich freu‘ mich drauf.